Factura electrónica, negocios en orden
25/04/2019
El decreto 2242 de 2015, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sentó las bases para reglamentar la factura electrónica en el país. Este documento, que tiene la misma validez de las facturas en papel, es el soporte de las transacciones de venta de bienes y servicios, pero en formato electrónico. De acuerdo con Certicámara S.A., las micro y pequeñas empresas podrán usar la plataforma gratuita que la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) habilitará para que puedan cumplir con las condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación que ahora debe tener este nuevo documento. El objetivo es que estas empresas, que a diferencia de las medianas y grandes no siempre cuentan con un software propio o no pueden contratar a un proveedor tecnológico, puedan facturar electrónicamente y cumplir con la normativa. Esta plataforma aún no está operando. Con respecto a las medianas empresas, la Ley 1819 de 2016 estipulaba que las que declararan IVA e impuesto al consumo tenían que empezar a facturar el primero de enero de 2019. Sin embargo, la Ley de Financiamiento, aprobada en diciembre de 2018, introdujo un cambio que debe tenerse en cuenta y afecta a las micro, pequeñas y medianas empresas. Cambio en la facturación electrónica En el modelo actual, al que se están sometiendo los grandes contribuyentes, una empresa genera su factura electrónica al vender productos o servicios, esta pasa por un proveedor tecnológico autorizado ante la Dian y, luego, llega a esta entidad en un formato llamado XML. Finalmente, el proveedor entrega al cliente el XML y una versión de la factura en PDF. En el nuevo modelo, en cambio, deberá existir una “validación previa”. Es decir que la Dian, al recibir el XML, verificará que este cumpla con requisitos como tener llenos los campos obligatorios, contar con cálculos bien hechos y estar firmado digitalmente. Una vez la Dian haya confirmado la validación al proveedor tecnológico, este podrá enviar la factura al cliente en XML y PDF. Si la validación no es positiva, el proveedor deberá reportar la novedad a la empresa para que se hagan los ajustes necesarios y la devuelva bajo el mismo número para que la Dian la valide. Esta aprobación es la que ratifica a la factura como un documento de venta. El comprador también podrá verificar si su factura fue validada exitosamente por la Dian. Plazos para implementar estos cambios La plataforma que la Dian ofrecerá a las micro y pequeñas empresas se está ajustando para que cumpla con los nuevos requisitos. Con respecto a las medianas empresas, la Dian debe ratificar un proyecto de resolución que contempla que la implementación se hará según la actividad económica de las compañías a partir del primero de agosto de 2019 y hasta 2020. “Las pymes deben estar pendientes de este calendario y tener una actitud proactiva frente a la factura electrónica, porque no solo es obligatoria, sino que les garantiza la posibilidad de mantenerse vigentes en el mercado, hacer negocios y ser más competitivas frente a compañías que tarden en adoptar el nuevo sistema”, afirma César Bernal, director comercial de Qenta, una empresa que ofrece software contable a las pymes y que tiene una alianza con el proveedor tecnológico Olimpia Management para que las facturas electrónicas queden integradas a la contabilidad de las pymes. Como el modelo de validación previa también aplicará para los grandes contribuyentes, todos deben registrarse como facturadores ante el sistema Muisca de la Dian y elegir ahí a su proveedor tecnológico de factura electrónica, que debe aceptarlo como cliente para poder facturar electrónicamente. Trámite de devoluciones Lo que se espera es que la validación previa en la Dian tome un tiempo de respuesta corto para agilizar los procesos de compra y facilitar trámites como devoluciones. Con el nuevo modelo la venta se entenderá como concluida luego de entregada la factura, si el cliente no realiza ninguna acción de reclamación, pero podrá haber excepciones. Estas aún no se han parametrizado, pero lo más probable es que dependan del sector al que pertenezca la empresa facturadora. Así, en el sector salud, por ejemplo, los plazos no funcionarían de la misma forma que en otros sectores. Adicionalmente, es importante recalcar que en caso de que surja una reclamación que se lleve a una instancia judicial, deberá aportarse como prueba el XML, único formato válido en estos casos. La factura electrónica y el comercio electrónico En Colombia, a largo plazo, se busca que incluso las compras que se hacen en un punto de venta, como el supermercado, se ajusten a la factura electrónica. Esto también impactaría las ventas a través de e-commerce, el mejor escenario para implementar esta factura, según el líder comercial de Qenta, ya que estas empresas son de base tecnológica y tienen menos prevenciones frente al cambio. Mientras ese momento llega, las empresas deben adoptar la transformación digital que, en este caso, consiste en sincronizarse con la Dian. “La factura electrónica genera un manejo contable organizado y promueve una gestión documental para archivarlas y consultarlas fácilmente. Si se muestran estos beneficios a los empleados, será más sencilla su transición hacia el uso de estas tecnologías que más que una obligación son una necesidad”, concluye Certicámara S.A.
FACTURA ELECTRÓNICA, NEGOCIOS EN ORDEN
Con la Ley de Financiamiento se introdujeron cambios a la factura electrónica. Este es el impacto que tendrán, especialmente para las pequeñas y medianas empresas colombianas.
