Facturación electrónica: un paso más hacia la digitalización
25/10/2018
La factura electrónica es esencial porque así las empresas pueden lograr que otros documentos relacionados también se emitan y manejen de forma digital. Cuando una empresa busca profundizar la digitalización debe aplicar un concepto denominado inmaterialización de procesos, que lo que quiere decir es que un documento nace en un entorno electrónico, se transmite y se conserva bajo este esquema, como lo explican las directivas de Certicámara. La factura es uno de los primeros documentos que se recomienda digitalizar, ya que las empresas también pueden incluir contratos, actas y formatos. Esto mejora procesos porque genera eficiencia administrativa y reduce costos de almacenamiento, impresión y envío. Una adecuada Gestión Documental Electrónica, como lo exponen voceros de Certicámara, genera garantías de integridad, no repudio, confidencialidad y conservación. A su vez, los documentos que se manejan de manera electrónica pueden tener un ciclo de vida con altos estándares de seguridad. Por su parte, Jorge Cote, presidente de Carvajal Tecnología y Servicios, explicó que el nuevo sistema completa un ciclo documental que en algunos casos se originaba de forma digital, pero terminaba análogo con la emisión de la factura en papel. Según el directivo, muchas empresas administran sus órdenes de compra, pedidos y despachos de manera digital, no obstante, deben imprimir la factura. Pero con la obligatoriedad se completa el ciclo digital con el que inició el documento. Muchos empresarios que acogieron este sistema de facturación –como precisan voceros de la Dian– han transformado sus procesos para desmaterializar y volver electrónicos los demás documentos de comercio. Además, están generando nuevas formas de relacionamiento con sus clientes y proveedores. En general, los proveedores de servicios tecnológicos del sector esperan que, a medida que se evolucione con la plataforma, más empresarios se interesen en sacarle provecho a la digitalización de sus documentos de negocios. Oferta tecnológica Actualmente, en Colombia existe una oferta importante de proveedores tecnológicos (61) con opciones para facturar electrónicamente, con los cuales se puede obtener la prestación del servicio o adquirir una solución especializada. Estas plataformas interactúan con las soluciones de Planificación de Recursos Empresariales o ERP de las empresas. Así mismo, existe una solución gratuita de la Dian. Se espera que comenzando 2019 este en pleno funcionamiento la facturación electrónica.
Facturación electrónica: un paso más hacia la digitalización
El sistema permitirá que los documentos que inician de manera digital continúen así todo el proceso y no deban ser impresos. Foto: iStock